Иногда в деятельности компании возникает необходимость сменить юридический адрес. Это может быть связано и с переездом фирмы в другой регион, например, в зону ускоренного развития со льготным налогообложением, и с другими причинами. Что следует учесть, принимая решение о смене юридического адреса?
Оформление решения
Большинство юридических лиц обязаны указывать в своем уставе местонахождение(см. ст. 54 ГК РФ). Несмотря на то, что под этим термином понимается населенный пункт, необходимым считается отражать в уставе полный почтовый адрес нежилого или жилого помещения, в котором располагается исполнительный орган. Только для общественных организаций в уставе можно ограничиться указанием местонахождения в виде населенного пункта. При этом данные в ЕГРЮЛ должны быть внесены с полным указанием улицы и дом.
Следовательно, процедура смены адреса должна начинаться со внесения изменений в устав общества в порядке, установленном законом. Для ООО или АО с несколькими акционерами или участниками потребуется созыв общего собрания акционеров, для общества с одним участником достаточно будет только его решения. В тексте документа должен быть пункт о внесении изменений в устав.
Выбор адреса
При выборе адреса необходимо руководствоваться следующими критериями, предложенными предпринимателям в памятке ФНС о процедуре регистрации компании:
- в качестве местонахождения может быть указан адрес офиса фирмы или квартиры ее руководителя. Если выбрана квартира, а директор фирмы только проживает в ней, но не имеет права собственности, то собственник обязан дать свое согласие, чтобы адрес мог быть использован и зарегистрирован;
- единственным требованием будет возможность оперативно связаться с компанией. В ст. 165 ГК РФ указывается, что компания несет риск неполучения сообщений, которые могут быть признаны юридически значимыми.
Помимо этих основных требований при выборе местонахождения может учитываться:
- фактическое нахождение недвижимого имуществ фирмы или арендуемого ей офиса;
- если адрес выбирается по иным критериям, основанием может стать подходящая налоговая инспекция;
- арендодатель, предоставляющий услугу, должен иметь право на оказание такой услуги.Не должно быть отказа собственника недвижимости от предоставления этой недвижимости.
Если исполнительный орган юридического лица изменился, вместо физического лица появилась управляющая компания, или, в случае банкротства, арбитражный управляющий, сам по себе этот факт не станет причиной для автоматического изменения местонахождения, при необходимости решение об этом принимается в общем порядке. Если изменился адрес в связи с принятием акта государственного органа, например, о переименовании улицы или города, ФНС по своей инициативе вносит изменения в ЕГРЮЛ, а юридическому лицу потребуется изменить устав уже постфактум. При этом обязательным такое изменение станет только для тех лиц, у которых изменилось название улицы или нумерация дома, а учредительными документами предусмотрено указание не местонахождения, а именно полного адреса.
Регистрация
Смена адреса подлежит внесению в ЕГРЮЛ, так как эта информация относится к той категории сведений, которые обязательно должны содержаться в нем применительно к юридическому лицу. Местонахождение должно быть подтверждено определенным пакетом документов, среди которых:
- договор аренды офисного помещения или склада (закон не требует обязательного нахождения исполнительного органа в офисе) или свидетельство о собственности на квартиру;
- согласие собственника квартиры;
- копия свидетельства на право собственности. В последнее время этот документ может быть заменен выпиской из госкадастра (ЕГРН), заверенной синей печатью;
- гарантийное письмо о предоставлении адреса;
Также может потребоваться заключить договор об организации почтового и секретарского обслуживания. Эта услуга часто предоставляется, если в качестве адреса выбираются крупные бизнес-центры.
После сбора документов и оформления протокола собрания участников об изменении адреса необходимо известить налоговую инспекцию. В зависимости от того, в какой форме в уставе указано местонахождение, готовится форма Р13001 (для полного) или Р14001 (для сокращенного). Подпись руководителя на форме удостоверяется нотариально. После этого протокол или решение единственного участника, новая редакция устава или лист, содержащий только изменения, форма и документы на право использования адреса направляются в ФНС. Также потребуется оплатить государственную пошлину (в случае подачи формы Р13001) и приложить к пакету платежное поручение с отметкой банка о проведении платежа.
Что такое адрес массовой регистрации
Приобретая адрес у юридической фирмы следует принять во внимание, что он может опасть в категорию адресов массовой регистрации. В законодательстве этот термин не содержится, но его можно встретить в письмах ФНС, в актах проверок и в судебных решениях. Под ним понимается конкретный адрес, совпадающий у большого количества компаний. Указание такого адреса может нести в себе 2 порока:
- отсутствие возможности связи с организацией по заявленному ей адресу. Если связь не происходит и чрез какое-то время и иные сведения о том, где искать фирму не предоставлены, ФНС может пойти в суд с иском об ее ликвидации (см. п. 2 ст. 61 ГК РФ, п. 2 ст. 25 Закона о регистрации). В этом случае суд может предложить юридическому лицу до удовлетворения требований налоговой инспекции все же предоставить сведения о его реальном местонахождении для их внесении в ЕГРЮЛ;
- предоставление недостоверных сведений налоговым органом, так как в действительности компания не может физически располагаться по данному адресу. Такое нарушение наказывается в соответствие с ч.3 ст. 14.25 КоАП РФ,
Список таких адресов публикуется на сайте ФНС и регулярно обновляется. При необходимости он может быть исключен из списков массовой регистрации. Для этогособственнику требуется направить в ФНС обращение с указанием всех арендаторов и количества фактически приходящихся на них квадратных метров.
Следует учитывать, что недостоверный адрес может повлечь за собой и отказ банка в обслуживании и даже дисквалификацию директора и учредителей юридического лица.
Судебная практика
Суды часто поднимают в своих решениях ситуацию с адресами массовой регистрации. ВАС РФ выпустил Постановление №61 от 30.07.2013, посвященное именно этой наболевшей проблеме. Среди важных моментов, освещенных в документе:
- компания не вправе приводить в качестве аргумента несоответствие адреса в ЕГРЮЛ фактическому, например, в случае неполучения уведомлений, если только недостоверные данные не были внесены третьими лицами злонамеренно;
- собственник недвижимости может обратиться в суд с иском о запрете использовать адрес принадлежащего ему объекта для почтовой связи с третьими лицами;
- адрес может быть признан недостоверным, если по нему зарегистрировано множество фирм, и связь с ними не осуществляется, объект не существует или разрушен, является незавершенным, конкретно по этому адресу находится военная часть или государственный орган, что не допускает возможность использования его в иных целях, собственник помещения заявил об отказе в предоставлении этой услуги или с ним не заключен договор о почтовом обслуживании.
Важно, что именно ФНС должен доказывать недостоверность адреса, если именно по этой причине он отказывает юрлицу в его регистрации (см.п.2 Постановления ВАС и Постановление от 10 марта 2017 г. по делу N А19-8568/2016). Отказ должен быть мотивирован очень подробно, с опорой на конкретные обстоятельства. Суд вправе признать такой отказ незаконным. Но нахождение местонахождения в списке адресов массовой регистрации, который всегда можно увидеть по адресу: https://service.nalog.ru/addrfind.do, в момент подачи документов вряд ли позволит сделать это, так как суд признает отсутствие у компании должной осмотрительности.
Смена юридического адреса – сложный процесс, при реализации которого нужно учитывать все нюансы.