Любой поставщик товаров, прежде чем предлагать покупателю свои услуги, должен запомнить, что сначала ему нужно научиться грамотно, составлять договор о поставке. Данный документ должен стать неотъемлемой частью сотрудничества коммерсанта с другими участниками бизнеса, так как от него напрямую зависит налоговый исход дела.
Два взаимодействующих участника бизнеса, независимо от направленности их сферы деятельности, подразделяются на поставщика и покупателя. Первый включает все расходы на реализацию товара в выручку, а второй просто оплачивает итоговую сумму. В случае отсутствия договора между этими сторонами, они могут потерпеть убытки. Перед сотрудничеством оба участника товарно-денежных отношений могут запросить друг у друга перечень документов и штампов, подтверждающих серьезность организации. Многие из них бывают лишними и бесполезными. Поэтому следует рассказать отдельно о проверке контрагента.
Как осуществлять проверку покупателя
Самым простым и быстрым способом проверки делового партнера является использование официального сайта ФНС России. На нем можно посмотреть:
- 1. Регистрацию юридического лица. Для отчета по данному запросу, достаточно ввести ОГРН, ИНН и название компании делового партнера. Таким образом, удастся узнать о реальности существования организации. Все необходимые данные или документы, можно не стесняясь запрашивать у контрагента.
- 2. Информацию о лице, представляющем организацию покупателя. Для этого также потребуется персональная информация о партнере.
- 3. На сайте http://www.nalog.ru/ также можно просмотреть сведения о задолженностях по налогам или узнать об отсутствии отчетности второй стороны сделки.
Для большей безопасности, поставщик может сфотографировать (заскринить) сведения о покупателе и хранить их в базе на всякий случай. Так всегда можно будет доказать тот факт, что организация проводила проверку делового партнера. А для обращения с данными документами в налоговую службу, достаточно будет заверить их печатью компании.
Если сторона поставщика в ходе сделки потерпела убытки, то налоговая инспекция может предъявить ему претензии только в том случае, если он халатно отнесся к процессу выбора партнера. В противном случае разбирательства будут происходить с недобросовестным покупателем.
Проверив организацию по Интернет-ресурсу, можно заняться сбором ксерокопий документов фирмы. Потребуются:
- выписка из ЕГРЮЛ;
- свидетельство о постановке на налоговый учет;
- доверенности на людей, подписывающих счет-фактуру;
- документ об избрании руководителя.
Но даже этих сведений порой бывает не достаточно для защиты поставщика.
Запрос покупателя
Покупатель также может попросить у поставщика перечень документов, необходимых для заключения договора. Налоговая инспекция будет рассматривать следующие моменты:
- количество сторон в документы (тройственное соглашение будет просматриваться более пристально);
- рабочие ресурсы компании (работники, техника и пр.);
- информацию о руководителе компании;
- как происходит движение денежных средств.
Наличие рабочих ресурсов и в случае с покупателем может являться свидетельством надежной компании. При их отсутствии может оказаться, что организация была фальшивой. В редких случаях руководители пользовались услугами других компаний.
Обращение в налоговую инспекцию
Поставщик, в ходе осуществления товарно-денежных отношений, может в любой момент усомниться в добросовестности покупателя. Проверить данный фактор не так сложно. Достаточно обратиться в свою инспекцию с запросом информации о второй стороне сделки. При оформлении данной бумаги, нужно будет указать персональные данные партнера и задать беспокоящие вопросы. Копию запроса и полученного письма нужно обязательно сохранить на случай судебного дела. Таким образом, удастся доказать, что поставщик был осторожен и осмотрителен.
Что может сделать поставщик в свою защиту
Для предотвращения дальнейших проблем с покупателем, поставщик может подстраховать себя следующим образом:
- 1. Позаботиться о том, чтобы его товар отвечал всем заявленным характеристикам, и иметь на то документальные доказательства. Для подтверждения качества, могут быть использованы различные доступные документы (бумаги о соответствии государственным стандартам, акты приемки, сведения экспертов). В будущем их наличие, может доказать виновность второй или третьей стороны. Например, что товар был поврежден в ходе некорректной транспортировки, хранения или даже изготовления. В выяснении судебных вопросов, перечень этих документов может выступать в качестве договора между сторонами. При наличии письменного заверения, всегда можно отстоять свои права по поводу недостатков товара.
- 2. Другая частая проблема, с которой сталкивается поставщик — претензии о недостаточной информации о товаре. Вторая сторона сделки может в любой момент, ссылаясь на эти данные, вернуть покупку. Поэтому для предотвращения такой ситуации, поставщик должен указывать всю самую важную информацию на упаковке товара. А развернутые данные о будущей покупке вторая сторона может потребовать первой в любой момент. Для более детального отчета, можно приложить к документации сведения о стандартах и ФЗ «О защите прав потребителя». После предоставления этих данных, покупатель должен поставить отметку об ознакомлении с ними.
- 3. Поставщику следует проявить внимание при составлении договора между сторонами. Он должен быть составлен в письменном виде и заверен подписями. Данные меры минимизируют риски возможных потерь со стороны поставщика. Типовой договор позволяет защитить конкретную направленность бизнеса. После приема покупателем товара или услуги, нужно потребовать у него подписать документы об отсутствии претензий к выполненной работе. В противном случае, спустя некоторое время он имеет право затребовать возврата денежных средств. Но это уже отдельный вопрос, требующий разбора.
Недостатки товара после его получения
Иногда случается и так, что покупатель заявляет поставщику об обнаружении скрытых недостатков товара, которые невозможно было определить при первичном осмотре. При этом подпись в документе об отсутствии претензии поставлена.
Поставщику в данной ситуации предстоит доказать вину второй стороны, опираясь на неправильную эксплуатацию, перевозку или хранение. В противном случае, закон обязует его отвечать за все недостатки товара.
Что делать в случае претензии?
Когда поступает такого рода претензия, многие владельцы бизнеса пребывают в растерянности и предпочитают решить вопрос возвратом денежных средств или обменом на новый товар. Но как на самом деле нужно себя вести в данной ситуации?
- 1. При возврате товара с недостатками, к нему должна прилагаться претензия в письменной форме. Поставщику предстоит осмотреть продукт. На нем не должно быть следов использования, в случае возврата одежды, обуви, аксессуаров и пр. Если очевидно, что вещь эксплуатировали, то столь важный факт должен быть засвидетельствован третьими лицами. И в данном случае, поставщик будет иметь полное право отказать покупателю в возврате денежных средств или замене товара.
- 2. Если недостатки в ходе осмотра были обнаружены, то поставщик соглашается с претензией и требованиями покупателя, оставляя личную подпись в полученном документе.
- 3. Очень важно проверять все пункты, указанные в документе. Возможно, они могут свидетельствовать в пользу продавца о неверной эксплуатации товара. Если данный фактор был обнаружен, то его должен засвидетельствовать независимый эксперт в акте о проверке. Поставленные ранее подписи будут говорить об отсутствии недостатков товара на момент его продажи. Данный способ проверки будет неуместен только в том случае, если была возвращена партия товара.
Только в случае окончательного подтверждения ненадлежащего качества товара, поставщик может вернуть покупателю деньги или заменить покупку на идентичную, но без дефектов.
Составление договора о поставке продукции
Некоторые нюансы оформления договора оговорены выше. Помимо этих факторов, нужно следить и за его содержанием. В договоре должны в обязательном порядке быть указаны:
- точные сроки поставки;
- приписка об отношении товаров только к предпринимательской деятельности;
- возможность участия в сделке частного лица или коммерческой структуры;
- предмет договоренности должен быть изготовлен или приобретен поставщиком;
- порядок оплаты и приемки товара и другие важные условия.
В приложении к договору должен быть полный перечень предоставляемой продукции (номенклатура). А в основном документе достаточно будет ссылаться на данную бумагу.
Также необходимо прописать условия возврата товара по каждому отдельному наименованию. И нужно не забыть прописать пункт о том, что была достигнута договоренность по предварительной заявке.
Для согласования с покупателем ему должен быть отослан документ с указанием номенклатуры, особых условий осуществления сделки, сроков поставки, цен и последовательности работы. Если контрагента устраивает договор, то он подписывает его и направляет его обратно продавцу. После этого от поставщика требуется сразу сделать копию данного документа, на случай его повреждения или утери.
Ознакомившись с данным перечнем правил, поставщик сможет уберечь себя от сделки с недобросовестным покупателем.